INNE

Niszczenie dokumentów

Niszczenie dokumentów jest niemalże tak samo ważne jak ich przechowywanie. W końcu większość zawartych w nich danych, to dane poufne, dlatego nie mogą zostać oddane na makulaturę w pierwotnym stanie. Dodatkowo w Polsce obowiązuje szereg przepisów krajowych i unijnych określających jak należy postępować z niepotrzebnymi dokumentami oraz nośnikami, na których mogą być zawarte dane podlegające ochronie. Zgodnie z ustawowymi zapisami większość z nich powinna zostać trwale usunięta.

Jak to zrobić?

Najprostszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług firm zajmujących się niszczeniem dokumentów. Pracujący w nich specjaliści udzielą nam porad jak długo należy przechowywać dokumenty, które z nich powinniśmy jeszcze trzymać, a które możemy poddać procesowi niszczenia. Większość z przedsiębiorstw tego typu oferuje również kompleksową usługę niszczenia dokumentów wraz z utajnieniem ich zawartości. Fizyczne niszczenie dokumentacji to proces, który rozpoczyna się od odbioru dokumentacji od klienta, poprzez jej bezpieczny transport do miejsca, gdzie zostanie zniszczona. Na ostatnim etapie, materiał staje się anonimową makulaturą. Treści zawarte w dokumentach są już nie do odtworzenia. Niszczenie dokumentów wykonuje między innymi firma SYSTEM, która zajmuje się kompleksowym zarządzaniem dokumentów.

Dlaczego trzeba niszczyć dokumenty?

Niszczenie danych osobowych to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim duży rozsądek. Dane firmowe oraz dane osobowe powinny być chronione. Firmy, gabinety lekarskie, szpitale i inne organizacje każdego dnia generują wiele informacji, które mogą być łakomym kąskiem dla złodziei. Kradzież dokumentacji lekarskich, danych osobowych, danych strategicznych itp. może nieść za sobą wiele negatywnych konsekwencji. Po pierwsze wiele z informacji zalicza się do grona informacji poufnych, zatem ich ochrona jest wymagana przez ustawy i rozporządzenia. Ich utrata może grozić grzywną, pozbawieniem lub ograniczeniem wolności. Dodatkowo nasze przedsiębiorstwo po ujawnieniu wycieku danych może stracić zaufanie klientów. Nawet, jeśli stanie się to przez zwykłą nieuwagę któregoś z pracowników. W końcu nikt nie chciałby, aby jego dane zostały bezprawnie ujawnione.

Pozytywne aspekty niszczenia dokumentów

Na obowiązek niszczenia dokumentów należy spojrzeć szerzej niż tylko poprzez wymóg wynikający z przepisów prawa. Warto zauważyć, że przechowywanie dokumentów niearchiwalnych (czyli takich, które nie podlegają wymogowi magazynowanie np. ze względu na fakt, że są już nieaktualne) jest znacznie droższe niż ich zniszczenie. Zatem pod względem ekonomicznym bardziej opłacalna jest ich utylizacja niż przechowywanie. Dodatkowo odpowiednio zniszczone dokumenty doskonale nadają się jako surowiec wtórny do produkcji papieru. Takie działanie jest korzystne z punktu widzenia ochrony środowiska. Pod uwagę trzeba wziąć fakt, że dokumentów nie można zwyczajnie wyrzucić do ogólnodostępnych pojemników na odpady. Takie zachowanie byłoby bardzo nieodpowiedzialne, chociażby ze względu na zagrożenie wycieku informacji poufnych. Udostępnienie danych osobom niepowołanym jest nie tylko niezgodne z prawem, ale również może stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa organizacji.